Kto zmienia adres, a kto zostaje? Firmy coraz odważniej podejmują decyzje

W okresie zawirowań w światowej gospodarce, firmy mające swoje siedziby i oddziały w największych miastach w Polsce mocno dywersyfikują podejście do zajmowanej powierzchni biurowej – jedni chcą zabezpieczyć na dłużej przestrzeń do pracy dla swoich pracowników po jak najkorzystniejszych stawkach, inni z kolei, mając przed sobą ważne rozstrzygnięcia biznesowe, a co za tym idzie – nie wiedzą, ile powierzchni będzie im potrzebne za 5 lat, wolą nie podejmować teraz długoterminowych zobowiązań. Na to nakłada się trend optymalizacji – firmy, których pracownicy mają możliwość pracy hybrydowej, dostosowują wielkość i funkcjonalność zajmowanych biur do nowych oczekiwań. Co prawda, jak wskazują dane Cushman & Wakefield, jedynie 27% pracowników deklaruje, że łączy pracę w biurze z tą zdalną [1], jednak i tak ma to przełożenie na organizację w firmach. W konsekwencji, pomimo sporej aktywności najemców, krajobraz rynku nieruchomości biurowych w miastach regionalnych, takich jak Kraków, Poznań czy Łódź, charakteryzuje się obecnie mniejszym łącznym popytem na powierzchnie niż kilka lat temu. Na decyzje najemców i strategie właścicieli budynków wpływają także wyzwania związane z wysokimi czynszami oraz kosztami eksploatacyjnymi.

Efekt? Podobna liczba umów najmu na głównych rynkach w Polsce, w tym w Krakowie, dotyczy renegocjacji związanych z dotychczas zajmowaną powierzchnią, co relokacji. Według najnowszych analiz Cushman & Wakefield dotyczących rynku biurowego w Polsce w pierwszym kwartale 2024 r. transakcje związane z renegocjacjami stanowiły 47%, a umowy na nowe powierzchnie 48% [2]. W porównaniu do rynku warszawskiego widzimy tu ciekawą różnicę – renegocjacje stanowiły 36% wszystkich zawartych transakcji, a zdecydowanie więcej, bo aż 54% umów dotyczyła nowych powierzchni.

Aktualna koniunktura sprzyja renegocjacjom. Właściciele budynków, chcąc zatrzymać najemców, oferują atrakcyjne warunki najmu na dotychczas zajmowane powierzchnie. Firmy, które np. czekają na rozstrzygnięcie ważnych dla nich przetargów, wpływających na wielkość zatrudnienia na nadchodzące lata, renegocjują umowy na krótsze okresy – nawet na 3 lata – aby elastycznie dostosować się do zmieniających się warunków. Zdarza się też, że firmy decydują się na podnajem wolnej przestrzeni, co jest wynikiem m.in. dynamiki zatrudnienia oraz ewolucji modeli pracy.

Pozostając w dotychczasowym miejscu, możemy oczywiście ograniczyć koszty związane z przygotowaniem nowego biura oraz samą relokacją, a także nie musimy się martwić o zasoby potrzebne do zaplanowania, zakomunikowania i przeprowadzenia zmian. Wiele firm po prostu nie dysponuje zasobami oraz kompetencjami do zarządzenia tego typu organizacyjną zmianą.

Z naszych obserwacji wynika, że firmy posiadające swoje siedziby czy biura w Krakowie i pozostałych głównych miastach regionalnych, dużą wagę przywiązują do poziomu kosztów. I tak np. przy poszukiwaniu nowej, dogodniejszej lokalizacji zwracają uwagę, by w ofercie ujęta była partycypacja właściciela obiektu w kosztach związanych z wykończeniem wnętrza pod potrzeby firmy. Co z kolei przekłada się na długość najmu – aby dla wynajmującego transakcja była opłacalna, musi on mieć zapewnione, że najemca zostanie z nim na dłużej. Dlatego, w przypadku relokacji obecnie zawierane umowy podpisywane są często na okres około 7 lat.

Zgodnie z trendem optymalizacji, najemcy przy przeprowadzkach decydują się coraz częściej na mniejsze metraże – np. o około 30% – od tych, które wynajmowali wcześniej, co jest bezpośrednio związane z adaptacją do hybrydowego modelu pracy. Najbardziej poszukiwane są biura o powierzchni 500-800 mkw., co wskazuje na zmianę w zapotrzebowaniu firm na przestrzeń biurową oraz na zmieniającą się rolę biur w kierunku przestrzeni do spotkań, a nie miejsc pracy w skupieniu.

Z drugiej strony, firmy decydujące się na relokację, preferują biurowce oferujące przyjazne i atrakcyjne środowisko pracy, z nowoczesnym designem, zielonymi przestrzeniami i wysokim standardem wykończenia, a ponad wszystko – z dogodną lokalizacją. Coraz więcej firm podporządkowuje także wybór biura kwestiom spójności z ich strategią ESG. Szukają obiektów, które spełniają wysokie standardy, ale także ułatwiają im kwestie zbierania danych i raportowania np. zużycia energii czy śladu węglowego.

Nowoczesne budynki przyciągają najemców nie tylko ze względu na zastosowane rozwiązania, dostępność komunikacyjną czy udogodnienia usługowo-rekreacyjne w okolicy, ale także z powodu atrakcyjnego wyglądu zewnętrznego. A zatem,  powodzeniem cieszą się obiekty mixed used w dogodnej lokalizacji, jak np. Fabryczna Office Park w dzielnicy dzielnicy Grzegórzki, w bliskiej odległości od Starego Miasta i sąsiedztwie głównych arterii komunikacyjnych, ale także, chociażby położony na Zabłociu, bardzo dobrze się prezentujący kompleks Ocean Office Park należący do Cavatina Holding.

Nie oznacza to jednak, że budynki starsze, wybudowane ponad 20 lat temu, nie są atrakcyjne dla najemców. Poszukując nowego biura, warto przyjrzeć się także obiektom, które przeszły modernizacje – jak widzimy, i one wciąż osiągają wysokie poziomy komercjalizacji. Dostosowanie do aktualnych trendów części wspólnych, wind, toalet oraz wprowadzenie roślin do wnętrz i na zewnętrzne patio znacząco podnosi standard takich budynków, a często są one po prostu świetnie zlokalizowane.

Przyglądając się rynkowi dostępnych powierzchni, istotne jest, by zwrócić uwagę na możliwości adaptacji space planu piętra budynku pod aktualne potrzeby – niektóre biurowce oferowały wcześniej głównie przestrzenie open space. Natomiast przy bardziej pożądanym dziś układzie gabinetowym ich adaptacja może być utrudniona lub wygeneruje wysokie koszty.

Niezależnie od tego, czy firma chce pozostać w dotychczasowej lokalizacji, czy szuka dogodniejszej przestrzeni – ma dziś większe pole do negocjacji i możliwość szerszego wyboru. Minusem pozostaje rosnący poziom kosztów, jednak niezaprzeczalnie widać, że biznes widzi wartość w organizacji pracy swoich zespołów w biurze i jest gotów w to inwestować.

Na budżet, jaki musimy przeznaczyć na wykończenie biura i dostosowanie go do potrzeb różnorodnych zespołów, wpływ ma wiele czynników jak m.in. koszty materiałów, mebli, systemów audiowizualnych, jak i robocizny. Wiele też zależy od samego projektu – te bardziej ingerujące w przestrzeń, wykorzystujące skomplikowane czy designerskie rozwiązania, będą z pewnością droższe. Według danych z najnowszego „Przewodnika po kosztach wykończenia biura 2024” [3] dla regionu EMEA Cushman & Wakefield, w Warszawie całkowity koszt wykończenia biura w średnim standardzie kształtuje się na poziomie 1250 euro za mkw. Natomiast sporo firm decyduje się na budżet w granicach 750-900 euro za mkw., stawiając na prostsze space plany i gotowe rozwiązania, rezygnując z indywidualnych projektów, a także na możliwie jak najlepsze wykorzystanie wcześniejszego wyposażenia. Dlatego widzimy też spore zainteresowanie wśród firm powierzchniami ciekawie zaaranżowanymi przez poprzedniego najemcę, które wymagają jedynie odświeżenia i wprowadzenia zmian brandingowych.

Dla firm, które rozważają lokalizację biura w jednym z miast regionalnych, ciekawy może być fakt, że po okresie wysokiej aktywności deweloperów w regionach w ciągu ostatnich kilku lat, jest tu więcej dostępnych, atrakcyjnych powierzchni. W tym kontekście warto też zwrócić uwagę na aktualne stawki czynszów za najlepsze powierzchnie biurowe. Według danych Cushman & Wakefield w regionach najlepsze biura w centrum w I kwartale 2024 r. były oferowane średnio w przedziale cenowym 15,50- 17,50 EUR/ mkw./ miesiąc.